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Kundenverwaltung / Kunden neu anlegen und ändern

 Anruf über ISDN Monitor

In Cassa erscheint die Anruf Eingangsliste. Diese erscheint jedoch nur, wenn momentan kein Auftrag erfasst wird! Um später oder auch während einer Auftragserfassung den Anrufer zu sichten, können Sie F5 bzw. drücken:   und

Je nach Status, erscheint die gerade angezeigte Nummer farblich unterlegt:

• Unbekannter Anrufer =rot (mit oder ohne Rufnummer)

• Kundenpool =gelb (Datensatz im sog. Telefonbuch hinterlegt)

• Bekannter Kunde =grün (aktiver Kunde)

* Von uns importierte "alte" Kundendaten liefern wir zumeist als "Kundenpool" aus. Sie als Betreiber haben über Funktionen / Kundenmanager die Möglichkeit Ihre Kundendatei aufzuräumen und diese "alten" Kundendaten in das Pool zu sichern.

1) Benutzen Sie Erweitert um ein kleines Menü aufzuklappen, um z.B. die Anruferliste zu leeren, weil es kein Anrufer ist, der eine Bestellung abgeben wollte. Die Anrufliste als solches wird jedoch nach 5 Min. automatisch "reorganisiert", d.h. nicht benutzte Anrufeingänge werden gelöscht. Um alle heutigen Anrufe zu verfolgen, müssen Sie das ISDN-Monitor Programm in den Vordergrund holen. Es befindet sich zumeist unten rechts in der Windows Taskleiste (neben der Windows-Uhr). Hier ist unten links der Schalter

2) Benutzen Sie F2-Andere Nr. wenn dieser Anrufer (Ihnen wissentlich) schon unter einer anderen Telefonnummer gespeichert ist. Das trifft z.B. auf Firmen zu, die eine Telefonanlage mit mehreren Nebenstellen betreiben.

3, 4) Nun werden Sie den Kunden fragen, ob dieser "in Ihr Geschäft kommt, um die Speisen abzuholen"=Als Abholer oder "Sie die Lieferung zustellen werden"=Lieferung.

Angenommen, Sie drücken nun auf Lieferung und der Kunde ist noch nicht gespeichert, dann wird Ihnen das Fenster "Kundenabfrage per Telefonnummer" angezeigt:

 Manuelle Nummerneingabe

WICHTIG ZU WISSEN: Drücke IMMER ENTER um zum nächsten Eingabefeld zu gelangen - so werden alle notwendigen Informationen automatisch abgefragt und es kommt zu weniger Nachfragen durch Ihr Personal!

Drücken Sie und dann z.B. . Es erscheint die Telefonnummer-Abfrage:

Zu Ihrer Erleichterung, ist rechts der Telefon-Vorwahl Bereich angelistet. D.h. Sie geben im Grunde nur die Durchwahl Nummer ein. Handy Nummern tippen Sie bitte vollständig ein, da die Vorwahl Liste dadurch unnötig komplex werden würde, und Sie die zumeist nur 4-stelligen Ziffern schneller eingegeben haben, als danach gesucht! Im Vorwahlbereich wird bei Eingabe der ersten NULL automatisch die Option [x] andere Vorwahl markiert.

Per Tastatur, drücken Sie nun einfach ENTER (Eingabetaste) und Cassa fragt Sie, ob dieser als Neukunde angelegt werden soll. In der Professionalversion können Sie versuchen, über die Telekom Rückwärtssuche (hier: Onlinesuche) die Anruferdaten zu ermittelt. Können die Daten ermittelt werden, sind die meisten Felder bereits ausgefüllt. Sie erhalten folgenden Bildschirm um einen Neukunden zu erfassen:

Kundengruppe: Normal oder Firma oder andere, eigene Kundengruppen. Diese Gruppen können spezielle Preise und Fahrtkosten erhalten Name, Vorname: Das Hauptsuchfeld um einen Kunden über den Namen zu suchen Zusatz: z.B. bei Firmeneinträgen, Abteilung Nr. Strasse: + Hausnummer in einem Feld (benutze unbedingt das Strassenverzeichnis per F3) Anfahrtshinweis: Wie finde ich diesen Kunden, z.B. Ecke Paulinen- Gneisenaustr.) Stadtteile: Wenn bei Ihnen im Betrieb benutzt wird, werden Fahrtkosten und Mindestbestellwert automatisch ermittelt - Auch die Küche kann die Aufträge besser zuordnen und entsprechend die Gerichte zubereiten Hinweis: Hilfen, um dem Fahrer anzuweisen, wo er klingeln soll, oder Klingel defekt oder Stockwerk [x] Feld abfragen: Benutze nur, wenn dieser Kunde ein "Großkunde" ist, wie Klinik, Krankenhaus, Bundeswehr. Somit braucht nur EIN Kunde angelegt werden. Wer bestellt oder auf welches Zimmer geliefert werden soll, wird bei jedem Aufruf dieses Kunden von Cassa abgefragt eMail: Bei Online-Bestellungen (über WebShop von Service-Restaurant) wird dieses Feld automatisch eingetragen und ggf. eine Auftragsbestätigung per eMail verschickt. (Die Eintragung geschieht im Hintergrund und wird erst bei Auftrag fertig vorgenommen!)

Tipp: Sollten bezüglich der Eingaben irgendwelche Unklarheiten bestehen, dann tipp einfach noch ein Fragezeichen (?) in das Feld hinein, beim nächsten Aufruf des Kunden wird eine spezielle Meldung angezeigt. Diese Funktion lässt sich auch prima benutzen, wenn der Kunde angibt "Klingel defekt" - ist die Klingel auch "heute" noch defekt?

 So erfassen Sie den Kunden

Geben Sie den Namen, Vornamen ein (auch in Kleinschrift, Cassa wandelt es in Groß-Kleinschrift um), drücke immer ENTER um zum nächsten Datenfeld zu gelangen. Nun wird das Straßenverzeichnis geöffnet:

Tippen Sie einfach einige Buchstaben und wählen Sie die passende Strasse aus. In diesem Fenster haben SIE als Chef auch die Möglichkeit, neue Strassen zu erfassen und diese um Quadranten Angaben und dazugehörige Stadtteile zu erweitern. Das Strassenverzeichniss ist Ihr Angelpunkt um später automatisch die jeweiligen Fahrtkosten durch Cassa berechnen zu lassen. Somit braucht ein "normaler" Bediener keine genaue Kenntnis über die Örtlichkeit zu haben - das System zeigt IHM den Weg!

Nachdem die Strasse ausgewählt ist, fragt die Routine die Hausnummer ab

 Wichtig

Nachdem der Kunde nun erfasst wurde, bekommt dieser eine eindeutige (interne) Kundennummer. Für Ihren Kunden selbst ist normalerweise die Telefonnummer = seine Kundennummer. Es wäre daher sinnvoll, dies dem Kunden (z.B. auf Ihrem Werbeblatt) zu verdeutlichen. Durch die heutige ISDN und Handy Technologie werden Sie Ihre Kunden wahrscheinlich mit unterschiedlichen Nummern anrufen - wobei für SIE dann etwaige Probleme zum Finden des Kunden vorprogrammiert sind.

 Kunden ändern

Sobald der Kunde im Auftragsfenster steht, können Sie diesen selbstverständlich nach seinen Vorgaben ändern, sei es das dieser verzogen ist, oder sich die Telefonnr. geändert hat. Drücke Ändern F2  oder  KUNDE / ÄNDERN - so erscheint die gleiche Maske wie bei der Neukundeneingabe (oben).

 Kunden löschen

Aus sicherheitstechnischer Hinsicht ist dies nur über Funktionen / Datenbanken möglich. Bzw. über Funktionen / Kundenmanager können Sie "im Stapel" alte Kunden löschen.

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[ Letzte Änderung 07.06.2009 ]